Managementassistent Directie

Managementassistent Directie

Ben jij een proactieve, enthousiaste professional die energie krijgt van het ondersteunen van én de directie én het managementteam? Heb je een scherp oog voor detail, weet je van aanpakken en voel jij je thuis in een dynamische omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?

Als Managementassistent Directie speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen, en ondersteun je de directie, de directiesecretaris en het MT op hoog niveau. Met jouw organisatietalent en servicegerichte houding ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directeur en het management en ondersteunt hen in het beheer van hun agenda. Je regelt interne en externe afspraken. Je maakt planningsafwegingen, stelt daarbij prioriteiten en structureert en stemt hierover indien nodig af. Je bewaakt de voortgang en het nakomen van gemaakte afspraken.
• Je verzorgt voor de gemaakte afspraken de (online) vergaderfaciliteiten, inclusief eventuele catering.
• Je plant vergaderingen, bijeenkomsten en diverse sociale activiteiten en bereidt deze organisatorisch voor.
• Je vraagt agendapunten op, maakt vervolgens agenda’s voor vergaderingen op, controleert de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, verspreidt de stukken en verwerkt deze in de juiste systemen.
• Je notuleert vergaderingen, stelt actie- en besluitenlijsten op en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken.
• Je hebt een signaalfunctie ten behoeve van een optimale performance van het team of management en doet verbetervoorstellen
• Je zorgt in afstemming met collega’s dat de continuïteit van de dienstverlening van het secretariaat is gewaarborgd.

Onze organisatie en het team

Bij de BEL Combinatie werken we in een kleine, dynamische en gezellige organisatie aan onderwerpen die er echt toe doen voor de inwoners en ondernemers van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Onze medewerkers zijn gedreven, flexibel en collegiaal. Wij willen graag dat onze medewerkers op basis van eigen kwaliteiten met veel energie en enthousiasme hun bijdrage leveren aan de opgaven die er liggen, daar ook trots op zijn en dat uitstralen. Je valt onder rechtstreekse aansturing van onze Algemeen Directeur Femke Plat en je werkt nauw samen met directiesecretaris Petra Zwanikken.

Wat bieden wij jou?

Als lerende organisatie is de BEL Combinatie continu in beweging, waarbij wij ieders inbreng vragen. Er is volop ruimte voor training, opleiding, ontwikkeling en eigen initiatieven. In ons uitgebreide introductieprogramma leer je ons goed kennen en wij jou. Je krijgt een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van jouw jaarsalaris. Hiermee kun je bijvoorbeeld trainingen volgen, extra vrije dagen aankopen, of dit laten uitbetalen.

Daarnaast bieden wij:

• een dienstverband van 36 uur per week;
• een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband;
• een salaris van maximaal €4.244,- ( salarisschaal 8 , cao sgo) bruto per maand op basis van 36 uur;
• een reiskosten- en thuiswerkvergoeding, mobiel en laptop;
• een pensioenregeling van pensioenfonds ABP;
• een collectieve aanvullende zorgverzekering met korting op het maandbedrag. Een tegemoetkoming wordt uitbetaald in december;
• op fulltime basis 144 uur verlof, plus 7 dagen bovenwettelijk verlof;
• de mogelijkheid om mee te doen met de activiteiten van onze actieve personeelsvereniging.

Je gaat werken in ons kantoor te Eemnes.

Wie wij zoeken

Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan, zonder het overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk en stelt je flexibel en open op, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denkt proactief mee en vooral vooruit. Je helpt meebouwen vanuit de inhoud en kunt zowel in de breedte als in de diepte kijken. Je bent politiek sensitief. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding te leggen met het team en de rest van de organisatie. 

• Je hebt al een aantal jaar ervaring als ondersteuner/ assistent/ secretaresse voor management en/of teams op mbo+ niveau. 
• Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een pre.  
• Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9-tot-5-mentaliteit). 
• Je kunt voor jezelf, de directie, de managers en jouw omgeving de juiste prioriteiten stellen;  
• Je staat stevig in je schoenen en kunt omgaan met vertrouwelijkheid;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en je maakt op alle niveaus eenvoudig contact;
• Je hebt ervaring met werken in een dynamische omgeving;
• Natuurlijk ben je digitaal vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, Teams, Corsa, Ibabs of soortgelijke systemen).  

Solliciteer nu!

We maken graag kennis met je. Solliciteer via de knop boven- en onderaan de pagina, t.a.v. Femke Plat (Algemeen Directeur). Voeg hier je cv toe en motivatie toe. Deze vacature heeft geen sluitingsdatum. Als we aanknopingspunten zien in je CV nemen we spoedig contact met je op! Heb je inhoudelijke vragen over de functie, neem dan contact op met Petra Zwanikken (Directiesecretaris) of Eva de Graaf-Folkersma (strategisch adviseur HRM), bereikbaar via telefoonnummer 14 035.